Görev Tanımı:
Hastaneye müracaat eden hastaların teşhis ve tedavi süreçlerine ilişkin düzenlenen ve kullanılan tüm tıbbi dokümanları (protokol defterleri, hasta dosyaları, filmler, istatistikler, yazışmalar v.s) idari ve mali İşlere ilişkin (Muhasebe, Satın Alma, Anlaşmalı Kurumlar vs.) ilgili mevzuatların ön gördüğü her türlü kayıt ve belgeleri Arşiv Yönetmeliği ve mantığı doğrultusunda tasnifler ve muhafaza eder. İhtiyaç halinde de kullanıma sunar.
Yetki ve Sorumlulukları:
-Arşiv elemanı, hasta taburcu sorumlusundan hasta grubu, adli durumu, fatura durumu dış kapak dosyasında belirtilmiş olarak haftalık yatan hasta dosyalarını otomasyondan alınan dökümle imza karşılığı teslim alır.
-Yatan hasta dosyalarında bulunması gereken evrakları kontrol eder.
-Yatan hasta dosyalarının tasnifi hasta numarasına ve yatış tarihine göre yapar.
-Adli yatan hasta dosyalarını kırmızı şeritli dosyalarda hastane içi arşivde tasnifler.
-Arşiv kabul ettiği evrakları, arşiv kayıt defterine kaydeder.
-Hasta dosyası dışındaki arşive alınan evraklar, tarih sırasına göre arşive yerleştirilir.
-Arşivden istenen belgeler için gelen-giden evrak defterine kayıt edilip, imza karşılığı teslim eder, evrakın aslının geri dönüşünü takip eder.
-Tüm birimlerden arşivlenecek belge, doküman ve defterleri, kayıt altında evrakın tarihleri kontrol edilip eksiksiz almak ve ilgili makamlara eksiksiz teslim etmekle sorumludur.
-Arşivden istenen ve arşive gelen belgeleri günlük kayıt eder.